U verzamelt namen, e-mailadressen en schoolgegevens van minderjarigen. Dat zijn persoonsgegevens onder de AVG. En bij de meeste scholen gaat daar ieder jaar hetzelfde mis.
1. Persoonsgegevens in een gedeelde spreadsheet
Een Google Sheet of Excel-bestand dat via een link gedeeld wordt met iedereen die de link heeft. Inclusief stagiaires, oud-collega's en mensen die per ongeluk zijn toegevoegd. Eén fout en de gegevens van honderden minderjarigen liggen op straat.
2. Geen verwerkersovereenkomst
Als u Google Forms gebruikt voor aanmeldingen, is Google uw verwerker. Heeft u een verwerkersovereenkomst? Bij de meeste scholen is het antwoord nee. En als u een extern bureau inschakelt voor de registratie: idem.
3. Te veel gegevens vragen
Naam, adres, BSN, huisarts, allergieën. Voor een open dag heeft u naam, e-mail en ronde-keuze nodig. Alles wat u meer vraagt moet u kunnen verantwoorden onder het dataminimalisatie-principe van de AVG.
4. Te lang bewaren
Na de open dag heeft u de gegevens niet meer nodig. Toch blijven ze in de spreadsheet staan tot iemand er per ongeluk tegenaan loopt. De AVG schrijft voor dat u gegevens verwijdert zodra het doel bereikt is.
5. Geen inzage- of verwijderprocedure
Een ouder of leerling vraagt om inzage of verwijdering. Kunt u dat? In een gedeelde spreadsheet met 14 tabbladen en drie versies?
Digitaal Aanmelden is gebouwd met privacy-by-design. Gegevens worden versleuteld opgeslagen in Nederland, automatisch verwijderd na de bewaartermijn, en inzage- en verwijderverzoeken zijn met één klik af te handelen.
Wilt u zien hoe dit er voor uw school uitziet?
We vullen het systeem in op uw school en laten het u zien. Binnen twee werkdagen.
