Aanmeldsysteem voor open dagen: waar let u op?
De meeste scholen beginnen met een formulier en een spreadsheet. Dat werkt tot het aantal rondes groeit, tot de eerste workshop vol zit en tot iemand op vrijdagavond nog bevestigingen zit te versturen. Een aanmeldsysteem neemt dat werk over.
Hieronder staan zeven criteria waarop u aanmeldsystemen kunt vergelijken, plus wat een aanmeldsysteem concreet anders doet dan een online formulier.
Wat doet een aanmeldsysteem precies?
Een aanmeldsysteem is de omgeving waarin u een open dag, voorlichtingsavond of kennismakingsles inricht en waarin leerlingen zich digitaal inschrijven. U bepaalt welke rondes er zijn, hoeveel plekken er per ronde beschikbaar zijn en welke gegevens u nodig heeft. Het systeem bewaakt vervolgens de capaciteit, verstuurt de mails en houdt het overzicht bij.
Het verschil met een online formulier zit niet in het invullen, maar in alles daarna. Een formulier levert u rijen op. Een aanmeldsysteem levert u een open dag op die klopt: rondes die niet overvol raken, leerlingen die weten waar ze moeten zijn, en een overzicht dat tijdens de aanmeldperiode actueel is in plaats van achteraf.
Zeven criteria om aanmeldsystemen mee te vergelijken
Bruikbaar voor elk aanmeldsysteem, ook als u niet bij ons uitkomt.
Capaciteit per ronde, niet per evenement
Een open dag bestaat uit rondes, workshops en locaties die ieder een eigen maximum hebben. Een aanmeldsysteem dat alleen een totaal kan afkappen, laat u alsnog handmatig herverdelen. Vraag hoe capaciteit per ronde, ruimte en tijdslot werkt, en of vol automatisch dichtgaat.
Inschrijven op een telefoon, zonder account
Leerlingen melden zich aan tussen twee lessen door. Elk verplicht account, elke wachtwoordmail en elk extra veld kost aanmeldingen. Test het aanmeldformulier zelf op een telefoon voordat u kiest.
Bevestiging, herinnering en nazorg automatisch
Een aanmeldsysteem dat alleen inschrijvingen verzamelt, verplaatst het handwerk naar uw mailbox. Bevestiging direct, herinnering een paar dagen voor de open dag en nazorg erna horen standaard in de flow te zitten, in uw eigen huisstijl.
Realtime inzicht tijdens de aanmeldperiode
U wilt tijdens de inschrijfperiode zien welke rondes vollopen en waar capaciteit overblijft, niet pas in een export achteraf. Dat is het verschil tussen bijsturen en constateren.
Uw huisstijl, niet die van de leverancier
De aanmeldpagina is voor veel leerlingen het eerste contact met uw school. Kijk of logo, kleuren en domein volledig door te voeren zijn, of dat het merk van de leverancier zichtbaar blijft.
AVG en hosting in Nederland
U verwerkt gegevens van minderjarigen. Vraag naar de verwerkersovereenkomst, de bewaartermijnen, waar de data staat en wie erbij kan. Rollen en rechten per medewerker horen daarbij.
Export en koppeling met uw eigen systemen
Aanmeldingen moeten naar Excel, CSV of uw LAS of CRM kunnen. Zonder export blijft het aanmeldsysteem een eiland en typt iemand de gegevens alsnog over.
Wat verandert er in de praktijk?
| Onderwerp | Formulier en spreadsheet | Aanmeldsysteem |
|---|---|---|
| Capaciteit per ronde | Niet mogelijk, handmatig bijhouden | Automatisch, vol is vol |
| Bevestigingsmail | Standaardmail of zelf versturen | Automatisch, in uw huisstijl |
| Herinnering voor de open dag | Handmatig, of helemaal niet | Ingepland per evenement |
| Inzicht tijdens de aanmeldperiode | Een spreadsheet met rijen | Realtime bezetting per ronde |
| Wijziging door de leerling | Mailtje naar de coördinator | Zelf aanpassen in eigen portaal |
| Rollen en rechten | Iedereen ziet alles | Per medewerker per evenement |
Wilt u dit per onderdeel uitgewerkt zien? Lees hoe u een open dag organiseert en capaciteit per ronde plant, hoe leerlingen zich in drie klikken digitaal inschrijven en hoe bevestigingen en herinneringen automatisch uitgaan.
Veelgestelde vragen over aanmeldsystemen
Wilt u een aanmeldsysteem in het echt zien?
Wij richten uw eigen open dag in en laten zien hoe het werkt. Binnen twee werkdagen, geen verkooppraatjes.