1. Terugrekenen vanaf de datum
De meeste draaiboeken beginnen vooruit te plannen: eerst dit, dan dat. Bij een open dag werkt achteruit rekenen beter, omdat er één datum is die vastligt en één datum die alles bepaalt: het moment waarop de inschrijving opengaat.
Op het moment dat de inschrijving opent, moet het programma compleet en gecontroleerd zijn. Alles wat daarvoor moet gebeuren, moet dus in de maanden ervoor gepland worden. Doet u dat niet, dan komt het verzamelen van programma-informatie terecht in dezelfde weken waarin u eigenlijk aanmeldingen zou moeten opvolgen.
Hieronder een tijdlijn die in de praktijk werkt voor een open dag met meerdere rondes en meerdere afdelingen. Heeft u een kleiner programma, dan kunt u de stappen dichter op elkaar zetten. Is uw programma groter, dan heeft u juist meer lucht nodig, niet minder.
- 5 tot 6 maanden vooraf
Datum vastleggen en team samenstellen
Prik de datum en check hem tegen de open dagen van scholen in de regio, tegen toetsweken en tegen vakanties. Leg vast wie eindverantwoordelijk is, wie het programma bewaakt en wie de communicatie doet. Bij een grote instelling is dat niet één persoon.
- 4 maanden vooraf
Programma-opzet en aanleverformat
Bepaal hoeveel rondes er zijn, hoe lang een ronde duurt en welke opleidingen of afdelingen meedoen. Leg tegelijk vast wat iedere aanleveraar moet inleveren: titel, beschrijving, locatie, doelgroep, beeldmateriaal en maximaal aantal deelnemers.
- 3 maanden vooraf
Deadline voor het aanleveren van activiteiten
Dit is de datum die het vaakst te laat wordt gezet. Reken vanaf de livegang minstens vier weken terug, want er komt altijd iets niet binnen, en er verandert altijd iets na het inleveren.
- 2 maanden vooraf
Controleren en capaciteit vaststellen
Loop het volledige programma door: kloppen de tijden, passen de aantallen bij de ruimtes, is duidelijk wat een bezoeker kan verwachten. Stel per activiteit en per ronde het maximum vast.
- 6 tot 8 weken vooraf
Inschrijving open
Vanaf hier verschuift uw werk van inrichten naar sturen. Zes tot acht weken is ruim genoeg om de aanmeldingen binnen te krijgen en kort genoeg om te voorkomen dat mensen het weer vergeten.
- 2 weken vooraf
Bijsturen op de werkelijke vraag
Nu ziet u welke workshops vollopen en welke leeg blijven. Dit is het moment om een extra ronde toe te voegen, een grotere ruimte te kiezen of een activiteit te schrappen.
- 2 dagen vooraf
Herinnering versturen
Een herinnering met datum, tijd, route en persoonlijk programma verlaagt het aantal no-shows meetbaar. Verstuur hem automatisch, niet met de hand.
- Binnen 48 uur erna
Nazorg en evaluatie
Bedankmail met de vervolgstap eruit, cijfers erin. Wie kwam er, wie niet, welke activiteiten liepen vol en welke niet. Die evaluatie is de basis voor de editie van volgend jaar.
2. Het programma samenstellen
Onderschat niet hoe groot een programma wordt. Twee events die wij in de praktijk zagen: een studiekeuze-event in Eindhoven met 84 workshops en ongeveer 600 inschrijvingen, en een event in Den Bosch met 94 workshops en ongeveer 1.250 inschrijvingen. Dat is bij één evenement dus tegen de honderd activiteiten waarvoor iemand een titel, een beschrijving, een locatie, een tijd en een maximum moet aanleveren.
Zolang u onder de tien activiteiten blijft, valt dat centraal te doen. Daarboven wordt het verzamelen zelf een project: beschrijvingen komen per mail binnen, beeldmateriaal los, wijzigingen volgen later, en iemand moet bijhouden welke versie de actuele is.
Leg het beheer bij de bron
De inhoudelijke kennis zit bij de afdelingen en opleidingen, niet bij de centrale organisator. Een coördinator weet niet precies hoe de techniekworkshop eruitziet, de docent techniek wel. Laat die docent de activiteit dus zelf beheren, en houd centraal de regie over wat er aangeleverd moet worden en hoe ver iedereen is.
Dat scheelt niet alleen overtypwerk. Het maakt ook direct zichtbaar wie nog niets heeft ingeleverd, in plaats van dat u dat pas ontdekt als u het programma probeert samen te stellen.
Leg vast wat u nodig heeft
Een titel en een beschrijving zijn niet genoeg om een activiteit in te kunnen plannen. Spreek vooraf af dat iedere aanlevering deze onderdelen bevat:
- Titel en een korte beschrijving van vijftig tot tachtig woorden, geschreven voor de bezoeker en niet voor collega's
- De doelgroep: welk niveau, welk leerjaar, en of ouders welkom zijn
- De locatie: gebouw, lokaal of ruimte, inclusief hoe iemand daar komt
- In welke rondes de activiteit draait, en of die per ronde herhaald wordt
- Het maximum aantal deelnemers per ronde
- Beeldmateriaal, met de rechten geregeld
- De naam van de verantwoordelijke, zodat vragen niet bij u terechtkomen
Dit lijkt bureaucratisch en is het tegenovergestelde: iedere afspraak die u vooraf maakt, scheelt u een reeks mails achteraf.
3. Capaciteit en rondes plannen
Capaciteit is waar een open dag in de praktijk misgaat. Niet omdat er te weinig plek is, maar omdat de plek verkeerd verdeeld is: drie workshops zitten binnen een week vol en de rest blijft halfleeg.
Bepaal eerst het aantal rondes
Het aantal rondes volgt uit twee dingen: hoe lang uw open dag duurt en hoe lang een activiteit duurt. Een open dag van 10.00 tot 14.00 uur met workshops van dertig minuten en tien minuten wisseltijd geeft zes rondes. Plan de eerste en de laatste ronde niet helemaal tot de rand, want bezoekers komen zelden precies op tijd en vertrekken zelden precies aan het eind.
Reken met de ruimte, niet met de hoop
Het maximum per activiteit komt uit de ruimte waar die plaatsvindt. Een lokaal met dertig stoelen levert dertig plekken op. Trek daar een paar plekken vanaf voor begeleiders, meegekomen ouders en de bezoeker die zich niet heeft aangemeld maar er toch staat.
Reken vervolgens door of uw totale capaciteit klopt met wat u verwacht. Bij het event in Den Bosch stonden 94 workshops tegenover ongeveer 1.250 inschrijvingen: gemiddeld dertien inschrijvingen per workshop. In Eindhoven ging het om 84 workshops en ongeveer 600 inschrijvingen, gemiddeld zeven per workshop. Dat gemiddelde zegt weinig over een individuele workshop, maar het zegt wel iets over de vorm van uw programma: honderd activiteiten voor zeshonderd bezoekers betekent kleine groepen en veel begeleiders.
Zorg dat u kunt bijsturen
U kunt vooraf niet voorspellen welke workshop volloopt. Wat u wel kunt regelen, is dat u erop kunt reageren zodra het zichtbaar wordt. Drie manieren die in de praktijk werken: een extra docent inzetten zodat er per ronde meer plekken bij komen, uitwijken naar een grotere ruimte, of dezelfde workshop parallel in een tweede ruimte laten draaien.
Dat vraagt wel dat u tijdens de aanmeldperiode ziet hoe het loopt. Een export die u achteraf draait, is te laat.
4. De aanmelding inrichten
De aanmeldpagina is voor veel leerlingen het eerste echte contact met uw school. Die aanmelding gebeurt bijna altijd op een telefoon: bij de evenementen die wij zien komt ongeveer 89% van de aanmeldingen binnen via mobiel, en dat aandeel groeit nog. Vaak gebeurt het tussen twee lessen door, en vrijwel nooit rustig thuis achter een laptop. Alles wat op dat moment hapert, kost u een bezoeker die niet later terugkomt.
Dat cijfer heeft één praktische consequentie: test uw aanmeldformulier op een telefoon voordat u live gaat, niet op de laptop waarop u het gebouwd heeft. Een keuzemenu met negentig workshops is op een groot scherm overzichtelijk en op een telefoon onwerkbaar.
Vraag alleen wat u echt gebruikt
Loop uw formulier veld voor veld langs met één vraag: wat doe ik met dit antwoord? Het adres van de leerling gebruikt u waarschijnlijk nergens voor. De huidige school en het leerjaar wel, want daarmee kunt u uw programma en uw nazorg richten. Ieder veld dat blijft staan zonder dat u er iets mee doet, kost u aanmeldingen.
Laat bezoekers zelf kiezen
Een programma waarin de bezoeker zijn eigen route samenstelt, levert twee dingen op. De bezoeker komt met een plan in plaats van een folder, en u weet vooraf hoeveel mensen er in welk lokaal zitten. Dat laatste kunt u met een algemene aanmelding zonder keuze nooit weten.
Regel de AVG voordat u live gaat
U verwerkt gegevens van minderjarigen. Leg vast welke gegevens u verzamelt, hoe lang u ze bewaart, wie er toegang toe heeft en wat er na afloop mee gebeurt. Zorg dat collega's alleen bij de evenementen kunnen die zij beheren, en dat de gegevens niet in een gedeeld bestand op een schijf belanden waar iedereen bij kan.
5. Communicatie voor, tijdens en na
Aanmeldingen binnenhalen is één ding, ervoor zorgen dat die mensen ook komen opdagen is een ander. Tussen de aanmelding en de open dag zitten al snel zes tot acht weken. Zonder contact in die periode is uw aanmelding een intentie, geen afspraak.
Drie mails die het verschil maken
- De bevestiging, direct na de aanmelding: wat is er gekozen, wanneer, waar, en een agenda-item dat in één klik in de telefoon staat.
- De herinnering, twee dagen van tevoren: hetzelfde overzicht plus de route, de parkeersituatie en hoe laat men er moet zijn.
- De nazorg, binnen 48 uur erna: bedankt voor de komst, dit is de vervolgstap, en hier kunt u terecht met vragen.
Belangrijk: plan die mails vooraf in en verstuur ze niet met de hand. In de week voor de open dag heeft u geen tijd om driehonderd mails te versturen, en juist dan moeten ze de deur uit.
Groep 8 komt met ouders, de bovenbouw komt alleen
Dit is het onderscheid dat in de communicatie het vaakst wordt overgeslagen. Bij een open dag voor groep 8 beslist de leerling niet alleen: ouders zijn medebeslisser, komen mee en lezen uw mails. Uw teksten mogen daar dan ook op ingericht zijn, met informatie over niveaus, begeleiding, reisafstand en wat er na de brugklas gebeurt.
Vanaf de bovenbouw en in het mbo en hbo verschuift dat. Daar kiest de leerling zelf, meldt zich zelf aan en komt vaak zonder ouders. Communicatie die primair aan ouders gericht is, mist die groep. En andersom: een aanmeldpagina die alleen de leerling aanspreekt, laat bij groep 8 juist de beslisser buiten beeld.
Praktisch betekent dat twee dingen. Bepaal per evenement wie uw bezoeker is en schrijf uw teksten daarnaar. En vraag bij de aanmelding of er begeleiders meekomen, want dat verandert uw capaciteitsberekening: een groep 8-aanmelding is in de praktijk vaak twee of drie mensen in het lokaal.
Werving loopt via andere kanalen dan u denkt
Groep 8-leerlingen en hun ouders bereikt u via de basisscholen, via de gemeente en via ouderavonden. Leerlingen die zelf kiezen, bereikt u op hun telefoon. Een bericht op de website van de school is voor die tweede groep geen kanaal maar een archief.
6. De dag zelf
Als de voorbereiding klopt, is de dag zelf vooral uitvoering. Vier dingen die op de dag mis kunnen gaan en vooraf op te lossen zijn:
Bewegwijzering
Bezoekers kennen uw gebouw niet. Lokaalnummers zeggen ze niets. Werk met looproutes en met mensen op kruispunten, niet alleen met pijlen. Zet in de bevestigingsmail al waar men moet binnenkomen.
Registratie bij de deur
Wie zich heeft aangemeld en wie er daadwerkelijk is, zijn twee verschillende lijsten. Als u het verschil wilt weten, moet u bij binnenkomst afvinken. Dat hoeft niet zwaar te zijn, maar het moet wel gebeuren, anders kunt u na afloop niets over opkomst zeggen.
Bezetting per ronde
Zorg dat iedere begeleider weet hoeveel mensen er in zijn ronde verwacht worden. Een lijst per lokaal, uitgedraaid of op de telefoon, voorkomt dat iemand voor een volle zaal staat met materiaal voor tien.
Ruimte voor wie zich niet heeft aangemeld
Er komen altijd mensen die zich niet hebben aangemeld. Bedenk vooraf wat u met ze doet: een aparte inloop, een plek waar ze zich alsnog kunnen aanmelden, of gewoon meelopen waar plek is. Wat u niet wilt, is dat een medewerker dat op het moment zelf moet bedenken.
7. Evalueren: wat meet u?
Veel scholen meten na afloop één getal: hoeveel mensen er waren. Dat is te weinig om volgend jaar iets beter te doen. Aanmeldingen, opkomst en uiteindelijke inschrijvingen zijn drie verschillende cijfers, en het verschil ertussen is precies waar u iets van leert.
- Aanmeldingen: hoeveel mensen hebben zich ingeschreven, en op welk moment in de aanmeldperiode.
- Opkomst: hoeveel van hen kwamen er daadwerkelijk, ofwel uw no-showpercentage.
- Bezetting per activiteit en per ronde: wat liep vol, wat bleef leeg, en op welk tijdstip.
- Herkomst: van welke scholen of uit welke plaatsen komen uw bezoekers, en welke wijken blijven weg.
- Doorstroom: hoeveel van de bezoekers schrijven zich uiteindelijk in. Dit is het cijfer waar het om gaat, en het cijfer dat het vaakst niet gemeten wordt.
Leg deze cijfers ieder jaar op dezelfde manier vast. Eén editie zegt weinig; drie edities naast elkaar laten zien of uw open dag groeit, of alleen anders verdeeld is.
8. Vijf fouten die u kunt overslaan
De aanleverdeadline vlak voor de livegang leggen
Er komt altijd iets te laat binnen en er verandert altijd iets. Zonder vier weken lucht tussen deadline en livegang schuift uw inschrijving op, of gaat hij open met een programma dat niet klopt.
Capaciteit vaststellen en er niet meer naar omkijken
De aanmeldingen laten weken van tevoren zien waar de vraag zit. Wie daar niets mee doet, houdt volle workshops vol en lege workshops leeg.
Alle programma-informatie centraal verzamelen
Bij tien activiteiten werkt dat. Bij negentig wordt het verzamelen zelf het project, en bent u de weken voor de open dag bezig met overtypen in plaats van met sturen.
Geen herinnering versturen
Tussen aanmelding en open dag zit al snel twee maanden. Zonder herinnering met datum, tijd en route is een deel van uw aanmeldingen simpelweg vergeten dat ze komen.
Alleen het bezoekersaantal evalueren
Zonder bezetting per ronde, herkomst en doorstroom weet u volgend jaar niet wat u anders moet doen, alleen dat het druk of rustig was.
Waar een aanmeldsysteem dit werk overneemt
Dit draaiboek werkt met welk systeem dan ook, ook met een formulier en een spreadsheet. Het verschil zit in hoeveel handwerk er overblijft. Een aanmeldsysteem bewaakt de capaciteit per ronde, laat opleidingen hun eigen activiteiten beheren, verstuurt de bevestiging en de herinnering automatisch en laat u tijdens de aanmeldperiode zien waar de vraag zit.
Lees waar u op let bij het kiezen van een aanmeldsysteem, of bekijk hoe plannen en capaciteit, het inschrijven zelf en de mails eromheen bij Digitaal Aanmelden werken.