Voor een student begint een open dag op het moment dat de inschrijving opent. Voor de organisatie begint die veel eerder.
Voordat de eerste student zich kan aanmelden, moet duidelijk zijn welke opleidingen deelnemen, welke activiteiten worden aangeboden, wanneer deze plaatsvinden en hoeveel bezoekers eraan kunnen deelnemen.
Bij een grote onderwijsinstelling betekent dat informatie verzamelen vanuit tientallen opleidingen en medewerkers. En juist die voorbereiding bepaalt hoeveel werk er later nog ontstaat.
Begin bij het moment waarop de inschrijving opent
Een handige manier om de voorbereiding te plannen, is door niet vooruit maar achteruit te kijken.
Wanneer moet de inschrijving open? Op dat moment wilt u dat het programma compleet en gecontroleerd is. Dat betekent dat opleidingen hun activiteiten daarvoor al moeten hebben aangeleverd en dat er voldoende tijd moet zijn om rondes, locaties en capaciteit te controleren.
De deadline voor het aanleveren van activiteiten ligt dus niet vlak voor de livegang. U heeft ruimte nodig voor ontbrekende informatie, wijzigingen en controles. Hoe groter het aanbod, hoe belangrijker die ruimte wordt.
Bepaal vooraf wat u nodig heeft
Een titel en beschrijving zijn niet genoeg om een activiteit goed in te plannen.
U wilt vooraf weten waar een activiteit plaatsvindt, in welke rondes deze beschikbaar is en hoeveel studenten eraan kunnen deelnemen. Ook afbeeldingen, doelgroep en eventuele aanvullende informatie moeten op tijd compleet zijn.
Door vooraf vast te leggen wat iedere opleiding moet aanleveren, voorkomt u dat u tijdens de voorbereiding steeds nieuwe informatie moet opvragen. Het maakt ook veel sneller zichtbaar wanneer iets nog niet klaar is.
Voorkom dat alle informatie bij een persoon terechtkomt
Bij grotere open dagen zit de inhoudelijke kennis verspreid door de organisatie. Een centrale organisator weet niet precies hoe een workshop van iedere opleiding eruitziet. De opleiding zelf wel.
Toch komt het verzamelen en verwerken van die informatie vaak centraal terecht. Beschrijvingen worden gemaild, afbeeldingen los aangeleverd en wijzigingen volgen later. Vervolgens moet iemand alles controleren, overnemen en bijhouden welke versie actueel is.
Dat werkt zolang het programma klein is. Bij tientallen opleidingen en activiteiten wordt het al snel een proces op zichzelf.
Een schaalbaardere aanpak is om het beheer bij de bron te leggen. Opleidingen beheren hun eigen activiteiten, terwijl de centrale organisatie bepaalt welke informatie nodig is en overzicht houdt over de voortgang. Dat is ook hoe we het binnen ons aanmeldsysteem hebben ingericht: decentraal beheer van activiteiten, met centraal overzicht over het volledige programma.
Kijk verder dan alleen de inhoud
Een compleet programma betekent nog niet automatisch dat u klaar bent om inschrijvingen te ontvangen. Ook de capaciteit moet kloppen.
Hoeveel studenten kunnen daadwerkelijk deelnemen aan een workshop? Hoeveel mensen passen in het lokaal? Zijn er voldoende rondes beschikbaar als een activiteit populair blijkt?
Door dit vooraf per activiteit en ronde te bepalen, voorkomt u dat u na de eerste inschrijvingen ontdekt dat een workshop structureel te weinig plekken heeft of juist onnodig vaak wordt aangeboden.
U hoeft vooraf niet precies te voorspellen hoeveel belangstelling iedere activiteit krijgt. U wilt vooral zorgen dat u kunt reageren zodra die belangstelling zichtbaar wordt.
Plan tijd in voor controle
Wanneer alle informatie binnen is, is het verleidelijk om direct live te gaan. Gebruik juist dat moment om het volledige programma nog een keer vanuit de student te bekijken.
Zijn beschrijvingen duidelijk? Zijn tijden logisch? Kunnen activiteiten gecombineerd worden? Kloppen locaties en capaciteit? En is direct duidelijk wat iemand tijdens een activiteit kan verwachten?
Daarmee controleert u niet alleen of de informatie technisch compleet is, maar ook of het programma als geheel werkt.
Rust tijdens de inschrijvingen ontstaat ervoor
Zodra de inschrijving opent, wilt u niet meer achter ontbrekende afbeeldingen aan, capaciteit uitzoeken of programma-informatie uit verschillende bestanden samenvoegen. Dan wilt u kunnen kijken naar wat er daadwerkelijk gebeurt.
Welke activiteiten lopen snel vol? Waar blijft capaciteit over? Welke opleidingen trekken veel belangstelling en waar moet u eventueel bijsturen?
Begin daarom niet met de vraag wanneer de inschrijving open moet. Bepaal wanneer het programma compleet moet zijn, welke stappen daarvoor nodig zijn en reken vanaf daar terug.
Want de rust tijdens de inschrijfperiode creëert u in de maanden ervoor.
Wilt u zien hoe dit er voor uw school uitziet?
We vullen het systeem in op uw school en laten het u zien. Binnen twee werkdagen.
Of lees eerst meer over het complete draaiboek voor het organiseren van een open dag.
