Een open dag is het belangrijkste wervingsmoment van het jaar. Toch gaan elk seizoen dezelfde drie dingen mis: te late communicatie, te veel handwerk en te weinig nazorg. Deze checklist helpt u dat te voorkomen.
Acht weken vooraf: planning en capaciteit
Begin met de capaciteitsberekening. Hoeveel leerlingen en begeleiders kunnen daadwerkelijk door uw school op één avond? Reken op vierkante meters per ronde en op het aantal beschikbare docenten. Kies één centraal aanmeldsysteem en gebruik dat consequent.
Vier weken vooraf: communicatie
- Eerste mailing naar de basisscholen in uw verzorgingsgebied.
- Social media posts met een directe link naar het aanmeldformulier.
- QR-code op affiches in supermarkten en bibliotheken.
- Korte video (30 seconden) met een huidige leerling over waarom deze school.
Twee weken vooraf: bevestiging en herinnering
Iedere aanmelding krijgt direct een bevestigingsmail met agenda-item, route-info en het programma. Twee dagen vooraf een automatische herinnering. Scholen die dit doen zien hun no-show percentage significant dalen.
De dag zelf: meten
Houd bij hoeveel leerlingen daadwerkelijk komen. Laat ze bij binnenkomst een QR-code scannen of hun aanmeldcode invoeren. Kost twee seconden, levert data op voor de volgende editie.
De week erna: nazorg
Stuur binnen 48 uur een nazorgmail. Met een link naar het inschrijfformulier, een aanbod voor een persoonlijk gesprek, of een feedbackvraag. Dit is het moment waarop twijfelende leerlingen ja zeggen. Mis het niet.
Wilt u zien hoe dit er voor uw school uitziet?
We vullen het systeem in op uw school en laten het u zien. Binnen twee werkdagen.
