Het programma is compleet, de rondes staan ingepland en de teksten zijn binnen. De aanmeldomgeving kan open. Dat is het moment waarop de meeste organisaties nog één keer snel door het systeem klikken en daarna op publiceren drukken.
Juist die laatste controle bepaalt hoeveel werk u in de weken erna heeft. Niet omdat er iets kapot is, maar omdat iets wat voor u logisch is, dat voor een leerling niet hoeft te zijn.
Test vanuit de leerling, niet vanuit de organisatie
U kent het programma. U weet welke activiteit bij welke opleiding hoort, waarom een ronde op dat tijdstip staat en wat er met een aanmelding gebeurt. Een leerling weet dat allemaal niet.
Klik daarom niet door de omgeving als beheerder, maar als bezoeker. Begin op de pagina waar de leerling binnenkomt en doe daarna precies wat een leerling zou doen: kijken wat er is, iets kiezen en zich aanmelden. Alles wat u onderweg moet uitleggen aan uzelf, is iets wat de leerling straks niet uitgelegd krijgt.
Kun je snel vinden wat bij je past?
Een leerling komt binnen met één vraag: wat is er voor mij? Als het antwoord daarop meer dan een paar klikken kost, haakt een deel af.
Loop het overzicht door en kijk of de indeling klopt met hoe een leerling denkt. Staan activiteiten gegroepeerd op onderwerp of niveau, of alleen op volgorde van aanleveren? Zijn de titels te begrijpen zonder de beschrijving te openen? Interne namen van afdelingen, lokaalcodes en projectafkortingen vallen hier meestal als eerste op.
Kun je een logisch programma samenstellen?
Kies vervolgens een opleiding en probeer er een hele middag mee te vullen. Dat is de test die het meeste oplevert.
U merkt dan of de populairste activiteiten elkaar overlappen, of er tussen twee rondes genoeg tijd zit om door het gebouw te lopen, en of een leerling die één ding wil zien daarna nog iets anders kan kiezen. Een programma dat op papier compleet is, kan in de praktijk onmogelijk te combineren zijn.
Test op een telefoon
De meeste aanmeldingen komen binnen op een telefoon, vaak buiten schooltijd. Een omgeving die op uw scherm prima werkt, kan daar alsnog tegenvallen.
Pak dus een telefoon en doe de aanmelding echt af. Let op lange keuzelijsten, tabellen die niet meeschalen en knoppen die onder het toetsenbord verdwijnen. Doe het ook een keer op mobiel internet in plaats van wifi, zodat u ziet hoe snel de omgeving laadt zonder uw eigen netwerk.
Controleer wat er na aanmelden gebeurt
Na de bevestigingsknop begint het deel dat u zelf niet ziet. Meld uzelf aan met een eigen adres en lees de mail die binnenkomt alsof u de leerling bent.
Klopt de afzender, staan de gekozen activiteiten met tijd en locatie in de mail, en is duidelijk wat er van de leerling verwacht wordt? Controleer ook de mails die later gepland staan. Een herinnering die een dag na de open dag verstuurd wordt, valt nu nog op en straks niet meer.
Probeer bewust dingen verkeerd te doen
Een test waarin alles goed gaat, zegt weinig. De meeste vragen die later binnenkomen gaan over situaties die net anders liepen.
Vul daarom een onvolledig formulier in, gebruik een adres met een typefout, meld u twee keer aan voor dezelfde ronde en probeer een activiteit te kiezen die vol zit. Kijk daarna of de leerling begrijpt wat er misging en wat hij moet doen. Een foutmelding die alleen zegt dat er iets niet klopt, levert een telefoontje op.
Kijk ook naar de achterkant
Uw eigen testaanmeldingen staan nu in het systeem. Dat is het moment om te controleren of u er straks mee kunt werken.
Bekijk het overzicht per ronde, per school en per klas, en maak één keer een export. Staan de velden erin die uw collega's nodig hebben voor de indeling en de ontvangst? Dit is ook het moment om de testaanmeldingen te verwijderen, zodat uw eerste echte aantallen kloppen.
Live betekent dat je kunt gaan kijken in plaats van repareren
Een livegang is geen eindpunt maar een startpunt. Vanaf dat moment komen de aanmeldingen binnen en wordt zichtbaar welke activiteiten vollopen en waar nog ruimte is.
Die weken zijn alleen bruikbaar als u ze kunt besteden aan bijsturen. Wie vooraf vanuit de leerling heeft getest, kijkt naar de cijfers. Wie dat niet heeft gedaan, is bezig met herstellen terwijl de aanmeldperiode al loopt.
Wilt u zien hoe dit er voor uw school uitziet?
We vullen het systeem in op uw school en laten het u zien. Binnen twee werkdagen.
Of lees eerst meer over een aanmeldomgeving die leerlingen zelf doorlopen.
