Het programma is compleet. Alle activiteiten staan erin, locaties zijn bepaald en de rondes zijn ingepland. Dan lijkt het grootste werk gedaan.
Totdat de eerste wijzigingen binnenkomen.
Een workshop verhuist naar een ander lokaal. Een opleiding wil een extra ronde toevoegen omdat er meer belangstelling wordt verwacht. Een activiteit vervalt toch en ergens moet een beschrijving worden aangepast.
Op zichzelf zijn dat kleine wijzigingen. Het probleem zit vooral in wat er daarna mee moet gebeuren.
Een wijziging, meerdere plekken
Programma-informatie staat binnen organisaties vaak niet op een plek. Er is een intern Excel-overzicht, informatie voor de website, een aanmeldomgeving en misschien nog een apart draaiboek voor medewerkers.
Wanneer een lokaal verandert, moet die wijziging daardoor op meerdere plekken worden verwerkt. Dat kost niet alleen tijd. Het maakt het ook steeds moeilijker om te bepalen welke informatie nog actueel is.
Want wat gebeurt er als het Excel-bestand al is aangepast, maar de informatie richting studenten nog niet? Dan heeft u technisch gezien twee versies van hetzelfde programma.
Hoe dichter bij de open dag, hoe groter de gevolgen
Aan het begin van de voorbereiding is een wijziging meestal eenvoudig. Maar zodra de inschrijvingen zijn geopend, verandert dat.
Studenten hebben activiteiten gekozen en hun persoonlijke programma samengesteld. Een wijziging raakt daardoor niet meer alleen de interne planning, maar mogelijk ook bezoekers die al zijn aangemeld.
Een extra ronde toevoegen is dan nog relatief eenvoudig. Een activiteit verplaatsen of laten vervallen kan betekenen dat bestaande programma's niet meer kloppen. Daarom wordt het steeds belangrijker dat iedereen met dezelfde actuele informatie werkt.
Voorkom verschillende versies van het programma
Het probleem zit dus niet zozeer in het aantal wijzigingen. Bij een grote open dag zijn wijzigingen vrijwel onvermijdelijk. De vraag is vooral hoe u ermee omgaat.
Wanneer iedere wijziging via e-mail bij een centrale organisator terechtkomt, moet diegene eerst bepalen wat er precies veranderd is en vervolgens zorgen dat dit overal wordt verwerkt. Daar ontstaat gemakkelijk vertraging.
Een aanpassing die bij de opleiding al bekend is, hoeft daardoor nog niet direct zichtbaar te zijn in het programma waarmee studenten werken.
Een plek voor het actuele programma
In ons beheerdashboard wordt het programma centraal beheerd. Activiteiten, beschrijvingen, locaties, rondes en andere programma-informatie staan daardoor bij elkaar. Verandert er iets, dan past u de informatie aan op de plek waar het actuele programma wordt beheerd.
Een extra ronde hoeft daardoor niet opnieuw in verschillende bestanden te worden toegevoegd. Een gewijzigde locatie hoeft niet eerst via meerdere tussenstappen verwerkt te worden.
Dat maakt wijzigingen niet alleen sneller, maar verkleint vooral de kans dat ergens oude informatie achterblijft.
Geef opleidingen ruimte zonder de regie kwijt te raken
Bij grotere onderwijsinstellingen hoeft bovendien niet iedere aanpassing door een centrale medewerker te worden uitgevoerd.
De inhoudelijke kennis zit vaak bij de opleidingen zelf. Zij weten als eerste dat een activiteit verandert, een andere ruimte krijgt of anders aangeboden moet worden.
Door het beheer daarop in te richten, kan die verantwoordelijkheid dichter bij de opleiding liggen, terwijl u centraal overzicht houdt over het volledige programma. Zo voorkomt u dat de centrale organisatie het doorgeefluik wordt voor iedere kleine aanpassing.
Denk ook aan studenten die al zijn aangemeld
Zodra studenten zich hebben ingeschreven, wordt nog iets anders belangrijk: wie wordt geraakt door een wijziging? Niet iedere verandering hoeft voor iedere bezoeker relevant te zijn.
Wanneer alleen de locatie van een workshop verandert, wilt u vooral weten welke studenten die workshop in hun programma hebben staan. Vervalt een activiteit volledig, dan moet duidelijk zijn voor welke inschrijvingen dat gevolgen heeft.
Hoe beter programma en inschrijvingen met elkaar verbonden zijn, hoe makkelijker het wordt om daar gericht op te reageren.
Een programma is pas definitief na de open dag
Het is verleidelijk om tijdens de voorbereiding toe te werken naar een moment waarop het programma eindelijk af is. In de praktijk bestaat dat moment nauwelijks.
Tot aan de open dag blijven activiteiten, rondes, locaties en details veranderen. Zeker bij grotere evenementen met veel opleidingen en betrokken medewerkers.
Richt uw proces daarom niet alleen in op het maken van het programma, maar ook op alles wat daarna nog verandert.
Want niet het maken van een programma is uiteindelijk het lastigste. Het actueel houden ervan wel.
Wilt u zien hoe dit er voor uw school uitziet?
We vullen het systeem in op uw school en laten het u zien. Binnen twee werkdagen.
Of lees eerst meer over centraal programmabeheer met decentraal aanleveren.
